En la Dirección de Comunicaciones estamos comprometidos con los procesos de mejora continua, es por esto que creamos una nueva mesa de ayuda para dar trámite a los servicios que ofrecemos en esta dependencia.
La mesa de ayuda surge luego de los resultados de la última auditoría externa multicampus dentro del Sistema Integrado de Gestión, en donde se estableció como oportunidad de mejora que la Sede Principal Bogotá implementara este aplicativo web, tal como lo han hecho las seccionales de Tunja, Villavicencio y Bucaramanga, demostrando mejoras en la productividad, trazabilidad y evaluación del servicio.
En tal sentido, la Dirección de Comunicaciones se propone:
- Responder al Sistema Integrado de Gestión en el préstamo de un servicio óptimo, rápido y eficaz.
- Realizar seguimiento a las solicitudes que llegan directamente a la dirección, en donde el usuario pueda identificar los tiempos, quién lo atiende y si cumple o no los requerimientos establecidos.
- Mejorar los procesos de planificación institucional en las solicitudes, teniendo en cuenta su incremento.
Al respecto, es importante mencionar que en 2023 en esta dirección tuvimos un número de 700 solicitudes durante el año, para 2024 a la fecha nos acercamos a más de 1000, un hecho que también nos impulsa a implementar una mesa de ayuda que facilite el trabajo. - Incentivar los procesos de evaluación de la satisfacción del usuario.
- Ofrecer un acceso rápido, fácil e intuitivo a los usuarios.
Es así como a partir del próximo martes 22 de octubre los encargados de realizar solicitudes a esta dirección, podrán hacerlo a través de una plataforma intuitiva y de fácil acceso que agrupa todas las áreas desde donde prestamos servicios. Así, los usuarios podrán gestionar:
- Diseño de piezas: nuestro equipo de creativos diseñará material gráfico para tus campañas y eventos.
- Creación y actualización web: diseñaremos y actualizaremos los sitios web institucionales.
- Fotografía y video: nuestro equipo de Producción Audiovisual tomará fotografías y producirá videos institucionales.
- Material para aprobación: si tienes material gráfico realizado fuera de la Dirección de Comunicaciones, nosotros nos encargaremos de darte el visto bueno para su difusión.
- Redes Sociales: te asesoraremos en redes sociales, cuidando tu presencia digital.
- Tomás Noticias: publicaremos las noticias que nos compartas en nuestro portal informativo, que siempre deben estar acompañadas de fotografías.
- Presentación de eventos: agenda con tiempo el servicio de maestro de ceremonias para apoyar tu evento institucional de alto impacto.
Dentro de cada sección, deberán diligenciar información puntual para que nuestro equipo ponga en marcha cada requerimiento. Para ello, es necesario que la persona solicitante sea clara, siempre teniendo en cuenta los tiempos estipulados:
Sin excepción, el diseño de piezas se debe tramitar con mínimo 8 días hábiles de antelación a la realización del evento; mientras que la producción de videos requiere de 15 días hábiles.
Los usuarios también podrán adjuntar referentes gráficos que nos ayuden a ser más precisos en nuestras propuestas; compartir documentos con más información que aporte a la solicitud; enviar piezas que hayan sido diseñadas y requieran nuestro visto bueno; links con videos y noticias para el blog informativo Tomás Noticias; y remitir datos para asegurar el maestro de ceremonias.
Es importante tener claro que por cada servicio que necesiten, los solicitantes deberán crear una nueva solicitud.
Ten en cuenta el paso a paso de tu solicitud
- Ingresas a la mesa de ayuda.
- Generas y envías tu solicitud.
- Si tu solicitud fue clara, a vuelta de correo recibirás el número consecutivo para que puedas realizar seguimiento. Es posible que recibas la notificación a la carpeta de “Correo no deseado (Spam)”.
Si no lo fue, nos pondremos en contacto. - Empieza a correr el tiempo, mientras nuestros creativos dan trámite a tu solicitud.
- Desde la mesa de ayuda te enviaremos nuestra propuesta para tu revisión en una resolución menor.
- Si la apruebas, nos encargamos de apoyarte en la difusión; en caso contrario, realizaremos los ajustes que sean pertinentes. ¡Ojo! Máximo puedes solicitar tres (3) ajustes.
- Cuando finalicemos el proceso, te enviaremos encuesta de satisfacción.
¡Pilas! Tu solicitud puede ser rechazada
- Cuando la realizas sobre el tiempo
- Si te faltan datos o insumos
- No hay claridad sobre lo que quieres
- Si tu solicitud es de carácter personal
El personal que puede realizar solicitudes son nuestros directivos, docentes y administrativos; para el caso de los estudiantes, es necesario contar el aval de la decanatura de facultad.
¡No te preocupes! Si bien las solicitudes se tramitarán desde la mesa de ayuda, nuestros comunicadores asignados a cada dependencia estarán pendientes de acompañar el procedimiento, consulta las asignaciones aquí.
>> INGRESA AQUÍ A LA MESA DE AYUDA
DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES <<